買取店で起きやすい不正の手口
| 手口 | 中身 | 残りやすい痕跡 |
|---|---|---|
| 架空の買取 | 実際には来店していないお客様の買取を記録し、支払った形にして現金を抜く | 身分証の写真が無い、同じ顧客の来店が不自然に続く |
| 金額の書き換え | 確定後に買取金額を増やし、差額を抜く。または売却額を減らす | 確定済みの取引の修正 |
| 取消による隠ぺい | 取引ごと取り消して、支払った現金の記録を消す | 取消の件数と理由 |
| 在庫の持ち出し | 買い取った品を棚に入れず、店の外で売る | 棚卸の差異、店舗間の出荷と受け取りの食い違い |
| 現金の締めの操作 | 差額が出た日の締めを戻し、記録を直して帳尻を合わせる | 締め戻しの記録 |
どの手口も、記録を後から変えられるか、記録を残さずに操作できるかに依存しています。裏返すと、記録を変える操作に必ず痕跡が残り、それを本部が毎日見ていれば、多くの手口は成り立たなくなります。
防ぐ：権限を分け、記録を変える操作を絞る
- 確定済みの取引の修正・取消、現金の締め戻しは、店舗のスタッフではなく管理者だけに許す
- 取消には理由の入力を必須にし、取り消した番号は欠番として残す
- 締めた日の出納帳は直せないようにする
- 古物台帳を動かす操作は、操作の記録が残せないときには実行させない
権限を分けることは、スタッフを疑うことではありません。現金を扱う人と記録を直せる人を分けておけば、誤りが起きたときにも、誰の操作で何が変わったかをすぐに説明できます。スタッフを守る仕組みでもあります。
見つける：記録から異常に気づく
- 操作の記録に、操作した人・日時・変更前と変更後を残し、重要度ごとに並べて表示する
- 記録が後から書き換えられたら検知できるようにする
- 棚卸で、あるはずなのに棚に無い品を洗い出す
- 店舗間で送った品が、受け取られないまま残っていないかを見る
- 本部から、各店で進行中の受付と身分証の写真を確認する（来店監査）
見つける仕組みで大事なのは、本部が全部の記録を読まなくても済むことです。修正・取消・締め戻しのように重要度の高い操作だけが上に並べば、本部は上から順に確かめるだけで、どの店舗で何が起きたかを把握できます。
仕組みで防げないこと
システムは、記録に残る操作を見つけることはできますが、記録に残らない行為、たとえば品物をそもそも受付に通さずに受け取る行為は見つけられません。来店監査で進行中の受付を確かめる、防犯カメラの映像と受付の時刻を突き合わせるなど、記録の外を確かめる手段と組み合わせる必要があります。
En+ リユースでの不正対策
En+ リユースでは、修正・取消・締め戻しの権限を管理者だけに分けられ、取消は理由が必須で、明細書No.は欠番として残ります。記録を後から書き換えると検知します。操作の記録は重大・注意・通常に分けて監査の画面に並び、棚卸の差異と来店監査も本部から確かめられます。詳しくは監査をご覧ください。