買取店で現金がずれやすい理由
- 支払いの回数が多い：買取の1件ごとに現金が出ていき、金額も品目ごとに細かい
- 現金と振込が混ざる：お客様の希望で振込にした取引を、現金払いとして数えてしまう
- 補充と両替が記録に残りにくい：本部や銀行から現金を足した記録が、出納帳に入っていない
- 取消と金額の修正：確定した取引を直したとき、現金の受け渡しとの対応が分からなくなる
- 店舗が増えると、誰がいつ金庫を開けたかを本部が直接見られない
どれも1件ずつは小さな誤りですが、締めをしない日が続くと、複数の誤りが重なって差額だけが残ります。差額の原因を調べるには、どの取引の前後でずれたかを特定する必要があり、日をまたぐほど難しくなります。
毎日の締めの手順
- その日の買取のうち、現金で支払った取引が出納帳に載っているかを確かめる
- 補充・両替・経費の支払いなど、取引以外の現金の出入りを出納帳に入れる
- 金庫とレジの現金を金種ごとに数え、合計を出す
- 出納帳の残高と、数えた合計の差を出す
- 差があれば、その日の取引と出入りを見直し、原因と処理を記録してから締める
金種ごとに数えるのは、合計だけを数えると数え間違いと実際の不足の区別がつかないからです。1万円札が1枚足りないのか、千円札の数え間違いなのかで、確かめるべき取引が変わります。
締めた日を直せないことの意味
締めた日の出納帳を後から自由に直せると、差額が出た日の記録を消して帳尻を合わせることができてしまいます。締めた日は直せない形にし、どうしても直す必要があるときは「締めを戻す」操作を通し、その操作自体を記録に残す形にすれば、店舗の外にいる本部は、締めを戻した記録を見るだけで帳尻合わせの有無を確かめられます。
締めを戻す権限は、店舗のスタッフではなく管理者だけに分けておく必要があります。現金を数える人と、記録を直せる人が同じであれば、締めの仕組みがあっても不正は防げません。
本部が毎日見るべき点
| 見る点 | 気づけること |
|---|---|
| 店舗ごとの締めの有無 | 締めていない店舗。締めない日が続く店舗は、差額の原因を追えなくなる |
| 差額が出た店舗と金額 | 数え間違いか、取引の記録漏れか、不足か |
| 締めを戻した記録 | 誰が、どの日の締めを、なぜ戻したか |
| 現金払いと振込の内訳 | 振込の取引が現金として数えられていないか |
En+ リユースでの現金の締め
En+ リユースでは、現金払いの買取が出納帳に自動で載り、各店で金種ごとに数えて締めると、出納帳の金額との差が出ます。締めた日は直せず、締めを戻すと監査の画面に「重大」として残ります。締めを戻す権限は管理者だけに分けられます。仕組みの全体は監査をご覧ください。